А что же после открытия?
Когда ваше кафе начнет работу, для того чтобы правильно считать доходы и расходы и прогнозировать денежные потоки вам нужно будет вести две таблицы: P&L (Profit&Loss; по-русски «доход-расход») и ДДС («Движение денежных средств»).
Это минимальный набор для любого бизнеса с более или менее сложной структурой (как у кафе) и большим числом транзакций.
Без этих таблиц вы просто не будете знать, сколько вы зарабатываете, тратите и сколько у вас свободных денег на конкретную дату.
ЧЕМ СЛОЖНЕЕ БИЗНЕС, тем больше таблиц вам придется со временем вести и тем сложнее будет их структура. Если вы планируете масштабную сеть с филиалами в разных городах, рекомендуем взять на работу финансового директора, который займется ведением экономики и будет держать вас в курсе дел. Не отдавайте эту работу на аутсорс — только человек, верящий в вашу идею и получающий деньги внутри компании, будет наравне с вами бороться за рост доходов и снижение расходов.
Таблица «доход-расход»
По структуре она очень похожа на финансовый план. Основное отличие — в каждом периоде не один, а два столбца: ПЛАН и ФАКТ. В столбце ПЛАН проставьте цифры из финмодели, в столбец ФАКТ записывайте фактические доходы и расходы на конец периода. Не забудьте внести правильную формулу подсчета налога, согласно выбранной системе налогообложения. Благодаря этой таблице вы не только будете знать, сколько заработали или потеряли в каждом месяце, но и сможете понять, выходите ли вы к концу года на запланированную прибыль или нужно срочно принимать меры для повышения продаж или снижения расходов.
Если у вас несколько точек, ведите «доход-расход» по каждой из них на разных вкладках и суммируйте данные в общей таблице. Это поможет увидеть в динамике, какие из ваших кофеен успешны, а какие не очень. Никогда не финансируйте провальный бизнес за счет прибыльного — нет смысла тащить на себе лишние расходы, если нет ясной и однозначной причины, по которой ситуация в ближайшее время изменится и убыточная точка заработает в плюс.
Движение денежных средств
Это очень важная таблица, про которую многие начинающие бизнесмены почему-то забывают. Сейчас объясним почему. Одна из самых больших проблем в ресторанном деле (которая стоила многим талантливым рестораторам их проектов) — кассовые разрывы.
КАССОВЫЙ РАЗРЫВ — это временное отсутствие денежных средств для покрытия платежей и задолженностей.
Дело в том, что вы, как владелец бизнеса, не просто должны платить зарплату, арендные платежи, закупать продукты и расходники, но и должны это делать в совершенно конкретный момент времени.
Например, аренду вы платите 12-го числа каждого месяца. Дела у вас идут хорошо, обычно денег на всё хватает, прибыль есть. И вы решаете 1-го числа взять немного денег, чтобы купить новую классную кофемолку, которую предлагают по хорошей цене в связи с закрытием склада. Больше такого шанса не будет, надо брать! Вы покупаете кофемолку, думая, что у вас есть еще шесть дней, чтобы заплатить аренду. Но к 10-му числу выясняется, что на аренду всё же не хватает. Ирония в том, что через 3−4 дня деньги будут, но нужны-то они прямо сейчас! Чтобы избежать таких ситуаций, нужно изучать движение денежных средств — тогда вы сможете точно знать, сколько свободных денег у вас будет на конкретную дату.
Обратите внимание, что даже если вы исправно ведете таблицу ДДС и не совершаете необдуманных трат, кассовые разрывы возникать всё равно будут, пусть и в гораздо меньших объемах. Особенно часто они появляются на первых порах, пока вы не научились учитывать сезонность продаж. И тут-то вам потребуется тот самый резервный фонд, «финансовая подушка», про которую мы писали выше.
Справка: как пользоваться таблицей ДДС
По вертикали расположены числа месяца от 1-го до 30-го и итоговые суммы за каждые 10 дней. По горизонтали — статьи учета. Внесите планируемые суммы расходов в соответствующие ячейки (строго по датам). Доходы можно планировать не на каждый день, а сразу на десять дней вперед.Таблица сама посчитает итоговые суммы за 10 дней и ОСТАТОК.
