«Идеалист»: идеальное управление кофейней

«Идеалист» — это многофункциональный сервис, созданный для управления одним или несколькими заведениями общественного питания, в том числе кофейнями, и автоматизации работы службы доставки. Сервис отличается простым интерфейсом и широким набором функций. В личном кабинете можно вести базу клиентов и учёт продаж, формировать отчёты по продажам, составлять сводки, контролировать остатки товаров на складе и многое другое.

Меню настроек вынесено в отдельный модуль, поэтому пользователь легко сможет настроить сервис «под себя».

Основные функции

После регистрации пользователь попадает на главную страницу. На неё выводится основная информация о работе заведения.

С одного аккаунта можно управлять несколькими точками. Эта функция очень удобна для «сетевиков».

На главной странице можно контролировать:

• выручку за конкретный период (за сегодня, текущую неделю или месяц);
• количество чеков и размер среднего чека;
• количество новых гостей;
• критические остатки товаров на складе;
• работу всех заведений сети, включая выручку, время работы смены и задействованный персонал.

Меню настроек

Меню настроек располагается внизу панели управления. Здесь администратор сможет установить основные параметры работы сети.

С помощью основного блока можно:

• Выбрать тип бонусной системы. В зависимости от внутренней политики заведения, бонусные баллы начисляются за заказ конкретного товара или в виде процента от его стоимости. Саму систему в любой момент можно отключить, нажав на необходимую вкладку.

• Установить параметры интерфейс кассира. Поставив галочки напротив нужных функций, можно запретить или разрешить анонимные продажи, включить экран бронирования столиков, подключить печать чеков, разрешить кассиру применять ручные скидки и многое другое. Сложностей на данном этапе не возникает, так как под каждым пунктом есть небольшая подсказка. В отдельной вкладке «Права доступа» устанавливают права для кассиров: доступ к информации о рабочей смене, клиентах, продажах, финансовой сводке и состоянии склада.
• Откорректировать работу рабочих смен. Настройка этой вкладки похожа на настройку интерфейса кассира: администратору достаточно ознакомиться со списком функций и подсказками к ним, и поставить галочки напротив подходящих пунктов. В этом же разделе можно составить чек-лист закрытия смены для сотрудников.

В меню настроек также легко контролировать этапы продаж и устанавливать локальные настройки, в частности, часовой пояс, валюту и код страны. После внесения всех параметров нажимают кнопку «Сохранить» в правом верхнем углу экрана.

С помощью этого раздела можно быстро:

• добавлять товары на продажу или удалять их;
• указывать рецепты и технологические карты;
• разделять товары по категориям;
• составлять меню;
• формировать подарочные карты;
• вести контроль счетов по всем торговым точкам;
• просматривать теги гостей;
• устанавливать параметры акций (ее особенности, тип и время действия), в том числе и формировать новые акционные предложения для клиентов.

Гости

Информация о гостях заведения вынесена в отдельную вкладку. Это очень удобно, так как кассир за пару секунд сможет получить информацию о постоянных клиентах, а владелец кафе — адаптировать работу заведения под пожелания клиентов.

Интерфейс раздела простой, но очень функциональный:

• на главной странице доступна основная информация о гостях: имя, контактный номер телефона и теги;
• кликнув на значок плюса в правом верхнем углу, в список можно добавить нового клиента;
• рядом со значком добавления находится меню поиска, с помощью которого легко найти нужного гостя по дате регистрации, тегам или имени.

Базу данных клиентов легко экспортировать на ПК, нажав на значок со стрелкой в левом верхнем углу экрана.

Продажи

Эта вкладка позволяет владельцу отдельного заведения или целой сети контролировать объемы продаж, причем не только за ближайшее время, но и за конкретный временной промежуток.

Для этого необходимо:

• нажать на значок лупы в правом верхнем углу экрана;
• в открывшемся окне задать промежуток времени, указав даты, или кликнув на соответствующие блоки (сегодня, вчера, текущая неделя или текущий месяц);
• после нажатия на кнопку «Применить» перед пользователем появится полный список продаж с датами, именами клиентов, типом товара, суммой и точкой продажи.

Контролировать актуальные объемы торговли поможет главная страница вкладки «Продажи». В верхней части рабочей панели расположены блоки-категории предзаказов, открытых, завершенных и заказов в доставке. Переключаясь между вкладками, владелец получит полную информацию об объемах продаж.

Рядом с наименованием товара есть значок комментария, в котором указана дополнительная информация по заказу.

Еще больше дополнительной информации можно получить, кликнув на небольшой квадратик в конце строки с информацией о заказе.

Отчеты

Сразу после регистрации в программе главная страница раздела отчетов будет пустой, но, выбрав значок плюса в правом верхнем углу экрана, пользователь сможет создать любой тип отчета: по гостям, продажам, акциям, зарплате, списанию и количеству товаров на складе.

В открывшемся меню достаточно выбрать тип отчета из выпадающего списка и установить период времени для сбора статистических данных. Для каждого типа отчета предусмотрены фильтры. Устанавливая соответствующие показатели, контроль и управление предприятием существенно упрощается.

Рассмотрим создание отчета на примере начисления зарплаты:

1. В выпадающем списке с типами отчетов выбирают раздел «Зарплата» и устанавливают период времени. Доступна установка временного промежутка вручную (введением даты), за сегодня, предыдущий день или неделю, текущий месяц, за 3 месяца или за год.
2. При необходимости, можно установить группировку по дате. Тогда все заполненные метрики будут сгруппированы по дням, месяцам или годам.
3. Далее заполняются данные о сотрудниках. Выбирают нужного сотрудника из выпадающего списка, вручную вводят ставку за час и процент от продаж. При необходимости указывают размер премии.

Остается только нажать на кнопку сохранения, и на главной странице появится папка с отчетом по зарплате.

Все созданные отчеты в любой момент можно экспортировать на ПК или другое электронное устройство, кликнув на кнопку «Скачать XLS».

Сводки

В разделе сводок пользователь сможет не только просматривать статистическую информацию о доступном ассортименте и активности продаж, но и создавать свои документы по продажам, прибыли, заказам и остаткам на складе с помощью конструктора.

Вкладка разделена на несколько блоков. Например, в разделе оригинальных сводок пользователь может составить собственную статистическую сводку по ассортименту, производительности, способам оплаты и нескольким другим критериям. Интерфейс позволяет делать сводные таблицы по конкретному заведению, категории и временному периоду.

Склад

С помощью этого раздела владелец сможет контролировать остатки товаров на складе, регистрировать новые поступления, проводить списания и перемещать товары между складами. Для этого достаточно переключаться между вкладками, которые расположены на панели слева.

Интерфейс главной страницы детально продуман. Здесь можно:

• Оформлять новые поступления на один из складов. Для этого достаточно кликнуть на значок плюса рядом с разделом «Новое поступление», и заполнить поля в открывшемся меню. В нем указывают дату и номер накладной, дату проведения операции, имя ответственного за поступление, контрагента и склад.
• Перемещать товары между складами. В этом блоке тоже все предельно просто. Пользователю достаточно указать дату, ответственного, склад списания и поступления, а товары для перемещения можно загрузить из выпадающего списка.
• Планировать ревизии. Кликнув на плюс рядом с соответствующим разделом, пользователь попадет в меню, где ему следует указать место проведения ревизии (заведение выбирают из выпадающего списка) и назначить дату. Также можно выбрать тип ревизии: полная или частичная. В последнем случае необходимо составить список товаров вручную или выбрать подходящий список в выпадающем меню.

Финансы

На главную страницу этой категории выводится информация о балансе на текущий момент, причем данные рассчитываются по всем счетам, включая наличные деньги. Приход и расход денежных средств отображается в виде удобного графика.

Переключаясь между кнопками с левой стороны, владелец также сможет контролировать транзакции по всем заведениям, проверять работу кассовых смен и начисление или списание бонусов.

Важные параметры

С «начинкой» мы разобрались. Отдельно нужно отметить, что система:

• легко встает на любой девайс и не требует отдельных гаждетов для работы;
• сохраняет все данные в облаке, мгновенно синхронизируясь со всеми устройствами;
• помогает владельцу заведения быть в курсе всего в режиме «онлайн»;
• соответствует требованиям ФЗ № 54.

Заключение

Сервис «Идеалист» появился относительно недавно, но, благодаря универсальности и продуманному интерфейсу, определенно заслуживает внимания владельцев кофеен и других точек общественного питания. Под одной оболочкой собран огромный выбор функций и возможностей, которые позволяют удаленно контролировать работу сразу нескольких кафе.