Poster: одна программа — множество решений для управления кофейней

Poster — система учёта, которая отлично подойдёт как для кофейни, так и для большого предприятия в сфере общественного питания. Программа многофункциональна: под одной оболочкой собраны складской учёт, данные по продажам, CRM-блок, интеграция с кассой, раздел маркетинга, приём заказов, кадровая информация и многое другое. Система легко настраивается под конкретные задачи пользователя и проста в управлении.

Poster — кроссплатформенная программа: она не требует отдельных гаджетов для работы и поддерживается основными операционными системами.

Основные функции программы

У Poster сделано 2 главных блока:

  1. Модуль для персонала — «Рабочее место». Сотрудники могут:
  • работать в режиме зала или навынос;
  • печатать заказы, счета и чеки;
  • принимать заказы онлайн или бронировать столы;
  • вести кассовый журнал и учёт денежных средств в кассе;
  • работать в системе скидок и акций;
  • заполнять карточки клиентов.

Создатели «Poster» продумали всё, вплоть до мелочей: разделить счёт, сменить сотрудника, редактировать количество гостей или даже вписать в чек приятное пожелание гостю заведения.

К системе можно подключить кассы в соответствии с ФЗ № 54, принтеры, сканеры, весы и считыватели штрих-кодов, что позволит значительно ускорить рабочие процессы.

Если по техническим причинам в кофейне пропадёт подключение к интернету, работа не прекратится: официант или бариста смогут дальше принимать заказы и выдавать гостям чеки. При восстановлении связи вся информация будет загружена в облако.

  1. Модуль для собственника бизнеса — «Постер Босс». Многофункциональность этого блока поражает — владельцу доступны:
  • статистические отчёты разнообразной формы;
  • контроль движения денег и остатков товаров;
  • аналитика по обороту, персоналу и времени;
  • разработка маркетинговой и бонусной политики (акции и скидки);
  • настройка входов и прав доступа для каждого сотрудника;
  • учёт отработанного времени и начисление заработной платы;
  • установка напоминаний;
  • работа по цехам и категориям.

Poster: одна программа — множество решений для управления кофейней

Для кофейни собственной торговой марки или для заведения, работающего по франшизе, Poster — пожалуй, одна из самых удобных систем учёта. Разработчики программы сделали для предпринимателей опциональные приложения под Android и iOS, с помощью которых легко принимать управленческие решения, оперативно получая нужную информацию.

Отдельным преимуществом можно смело считать облачный принцип хранения информации: с любой точки мира и с любого устройства владелец заведения будет иметь доступ ко всем важным параметрам для контроля, проверки и оперативного реагирования на возникшие проблемы.

Рассмотрим подробнее функции административного модуля.

Начальные настройки системы

Для корректной работы программы, необходимо провести первоначальные настройки и внести информацию:

  • о поставщиках и поступлении на склад;
  • об имеющихся товарах;
  • об ингредиентах (на основе которых позже сделать ТТК для чёткого списания продуктов).

«Постер» отлично ладит со многими сервисами и ПО — например, можно настроить импорт готовых карточек и данные по учёту из 1C: Предприятие (в том числе из модуля «Бухгалтерия»).

Poster

Статистика

Это большой блок для формирования любых отчётов по заданным параметрам и фильтрам. Собственник кофейни (или управляющий) может в режиме реального времени посмотреть разделы:

  1. Данные по продажам: что было продано, когда, кем и кому, часы пик, бестселлеры.

Составить отчёт по дневной выручке или показателям за месяц — дело 2 секунд. Эта информация поможет владельцу корректировать цены, проводить новые акции, выявить слабые места и посмотреть эффективность сотрудников, отмечая наиболее успешных.

  1. Клиентская база.

В этом разделе отражаются данные по конкретным гостям: кто именно, с какой скидкой и способом оплаты, когда сделал покупку в кофейне. Имея наглядную статистику по клиентам, собственник заведения может внести правки в бонусную политику или поставить новую задачу маркетологу.

  1. Сотрудники.

Эта вкладка покажет всю работу персонала. Что продают официанты и бариста, у кого больше средний чек, как быстро были обслужены гости? Информация по штату позволит принимать решения о премировании лучших и обучении отстающих.

Poster

  1. Цехи.

Если кофейня имеет учёт по нескольким цехам, например, разделены кухня и барная продукция, то статистика по этому блоку продемонстрирует, какой цех приносит больше прибыли, что лучше продаётся, какая себестоимость и общая выручка за период.

  1. Столы.

Статистика по столам даст понять поведение гостей: почему на столике № 5 чаще заказывают выпечку, а гости, сидящие за столом № 2, тратят выше среднего чека? Детальный разбор заказов по столам позволит сориентироваться в работе персонала, сменить сотрудникам зоны обслуживания, сделать перестановку внутри заведения.

  1. Категории.

Информация по этому разделу показывает, товары и продукция каких категорий приносят больший доход. Данные отражают сведения о себестоимости, налогах, прибыли и рентабельности кофейни — фудкоста.

  1. Товары.

Взаимосвязанный с предыдущим пунктом раздел. Фильтры позволяют посмотреть информацию по каждому проданному товару (в отдельности и валовом соотношении), фискализацию и персонал, в чьи заказы входили выбранные товары.

  1. ABC-анализ.

В этом блоке данные по продажам, выручке и прибыли отражаются в рублевом и процентном эквиваленте от общего числа заказов.

Poster

  1. Чеки.

Аналитика по всем чекам в режиме реального времени: как платили гости, как закрывали чеки, какие скидки были предоставлены. Данные не стираются, поэтому всегда можно проверить причину удалённых чеков и посмотреть возвраты средств. Подобный контроль снижает риски финансовых махинаций и краж денег от недобросовестных сотрудников.

Poster

  1. Оплата.

Статистика по видам оплат заказов. Владельцу кофейни будет интересно понимать, как складывается общая касса за выбранный период. Эти данные помогут развивать направления по продаже и выдаче подарочных сертификатов, сотрудничеству с сервисами онлайн-доставок и собственных дистанционных витрин продаж.

  1. Налоги.

После первых продаж легко сформировать информацию по налоговым отчислениям. «Постер» работает по всем видам налогов и отражает процентные ставки, обязательные к уплате.

Финансы

Отдельный блок для полной картины по финансово-хозяйственной деятельности кофейни.

  1. Транзакции.

Раздел позволяет посмотреть все доходы и расходы заведения. Одной кнопкой можно добавить необходимую категорию под вид денежного распределения.

  1. Отчёт.

Эта вкладка систематизирует данные по транзакциям в наглядную таблицу за выбранный период.

Poster

  1. Кассовые смены.

Блок для отчётности и контроля оборота наличных денег. Владелец заведения или управляющий может легко проверить кассу и данные по ведению кассового журнала.

  1. Зарплата.

Poster быстро посчитает заработную плату всем сотрудникам, исходя из фактически отработанного времени и должностного оклада каждого.

  1. Счета.

В этом разделе оперативно показывается информация о текущем количестве денег на всех видах счетов. Любая транзакция тут же сменит графу «Итого», а собственник или бухгалтер могут планировать дальнейшие расходы и предположительные поступления.

Poster

  1. Категории.

Вспомогательный блок для формирования бюджета. Здесь можно добавить расходные статьи, расширить действующие категории, обозначить дополнительные поступления денежных средств.

Poster

Меню

Основной модуль для занесения всех товаров, блюд и напитков. Правильно заполненные карты — базис для учёта всех остатков, инвентаризаций, заказа поставщикам и обучения персонала (поваров, пекарей-кондитеров и бариста).

  1. Товары.

Блок для ввода всех товаров не собственного производства. Линейку закупочной продукции можно заносить поштучно, а можно импортировать из файлов (например, из электронной накладной формата .xlsx от поставщика).

Poster

  1. Тех. карты.

Главные документы по приготовлению напитков и еды. Внутри каждой карты есть графы для штрих-кодов, выбора цеха и категории, описание технологического процесса, указание времени приготовления, цветовые метки и поле для фотографии, чёткий состав блюда или напитка с возможностью добавить топпинги или другие модификаторы.

Poster

 

  1. Полуфабрикаты.

Раздел, в который вносят все заготовки для облегчения составления ТТК.

Poster

  1. Ингредиенты.

Ещё один блок, служащий для составления тех. карт и учёта любых поступлений.

Poster

  1. Категории товаров и тех. карт.

Раздел, объединяющий продукцию собственного производства и товары поставщиков. Категории помогают персоналу быстрее ориентироваться в модуле для сотрудников при оформлении заказа.

Poster

 

  1. Категории ингредиентов.

Вкладка, которая отражает количество остатков по всем занесённым категориям, считая общую стоимость позиций в категории.

  1. Цехи.

Модуль для выбора цехов, в которых будут печататься бегунки со станции бариста или официанта.

Склад

«Poster» посчитает абсолютно всё и покажет, сколько товаров, расходных материалов, заготовок находятся на общем складе и складе каждого цеха, при этом ни одна мелочь не останется неучтённой.

  1. Остатки.

Раздел для мгновенной ориентации по количеству продукции всех категорий. Для удобства владельца бизнеса (а также бухгалтера или кладовщика) все остатки имеют графу по общей стоимости. Это важный показатель при проведении инвентаризации.

Poster

 

  1. Поставки.

Блок для внесения всех накладных от поставщиков. Poster сразу пересчитает, как изменяется себестоимость товара, ингредиента или готового блюда, что позволит своевременно проводить акции или повышать цены.

Poster

  1. Перемещения.

Вкладка для быстрого перемещения любых позиций между складами и даже между цехами, если выделить под цех виртуальный склад. Это будет удобно, когда с кухни часть продукции отдаётся на реализацию в бар.

  1. Списания.

В этом разделе ведётся учёт по списанию позиций со складов, с указанием комментария и причины. Подошёл срок годности к концу, выявлен брак, форс-мажорная ситуация или даже представительские расходы — для каждого действия можно настроить отдельные причины.

Poster

  1. Отчёт по движению.

Удобная форма для визуального отслеживания всех остатков: можно выставить фильтры по типу позиции, по категории и выбрать необходимый период. Таблица покажет, как двигались позиции, и выявит среднюю себестоимость на начало и конец периода.

Poster

  1. Инвентаризации.

Раздел для проведения полного и частичного пересчёта остатков. Инвентаризационная ведомость формируется прямо в «Poster», и с ней легко сверить фактическое наличие позиций по списку.

При проведении полной инвентаризации, доступ к административной панели с функциями редактирования чего-либо будет только у владельца или управляющего заведением.

Poster

  1. Поставщики.

Блок для упорядочивания взаимоотношений с контрагентами. Собственник кофейни наглядно увидит, с кем у него отлаженные поставки, и на какую сумму он покупает. В комментарии можно указать № договора или особенности получения товаров, например, с отсрочкой платежа.

Poster

  1. Склады.

Формирование общей стоимости товаров, находящихся на каждом складе. По мере наращивания оборотов заведения, предприниматель будет иметь полное представление, сколько денежных средств из выручки ему придётся тратить на поддержание складского запаса по каждому отделению.

Poster

  1. Фасовки.

Раздел для облегчения учёта, проведения инвентаризации и обработки входящей товаросопроводительной документации. «Постер» продумал и этот момент, поэтому намного проще посчитать количество упаковок кофе, чем переводить запас в килограммы.

Маркетинг

Модуль, посвященный работе с гостями и определению бонусной политики заведения. Грамотно построенное общение, наличие акций и скидок, персональные предложения будут отличной рекламой вашему заведению, а Poster поможет упорядочить всю информацию о посетителях.

  1. Клиенты.

Зачем выпускать скидочные карты, когда можно вести наглядный учёт по каждому гостю, регистрируя всех клиентов по номеру телефона? Гость получает скидку на посещение кофейни, а собственник бизнеса — список действующих телефонов для постановки задач маркетологу. Кроме этого, «Постер» разрешает импорт уже имеющихся баз данных.

Poster

  1. Группы клиентов.

Блок для разделения всех клиентов по группам для определения размера скидки, начисления бонуса, индивидуальных предложений (например, в день рождения гостя), работы с депозитными клиентами.

  1. Программы лояльности.

Раздел позволяет выбрать, как работать заведению — используя бонусные баллы, предоставление скидок или комбинируя обе системы. При этом для каждой программы Poster разрешает задать условия и пороги перехода на новый уровень, а также разделить клиентов на группы.

Poster

  1. Исключения.

Вкладка для позиций в меню, на которые не будет распространяться программа лояльности, при их участии в акции. Удобный инструмент для исключения действия двойного поощрения.

  1. Акции.

Конструктор для создания всевозможных акций: можно выбирать конкретные заведения, блюда из меню, условия покупки, время действия, дни недели, результаты и многое другое.

Poster

Доступ

Модуль для разделения прав администрирования и внесения информации. Заносите сотрудников по должностям и давайте им определённые возможности доступа. Для сети заведений предусмотрено разделение по точкам и терминалам.

Кроме этого, в подразделе «Интеграция» можно осуществить привязку к сторонним программам через токены доступа, работающих по технологии API. С помощью такой привязки владельцам кофеен доступны взаимодействия собственной базы с сервисами рассылки, системами видеонаблюдения, службами доставки, сторонним программным обеспечением.

Poster

 

Основные настройки Poster

Poster: одна программа — множество решений для управления кофейней

Это раздел, где, отмечая пункты и прописывая сведения о заведении, нужно настроить систему под собственные задачи.

  • Общие. Введите данные о компании, выберите время работы, настройки терминала и опции администрирования.
  • Оплата подписки. В блоке отражается информация о типе тарифного плана, выставленном счёте и дате оплаты.
  • Доставка. Раздел служит для правильной организации услуг доставки производимой продукции с разделением на зоны, статусами заказа и контроля работы курьеров. Для удобства в отдельную графу выведен выбор налога на этот сервис.
  • Столы. Визуальное оформление всех посадочных мест в зале с нумерацией столов. Если в заведении несколько залов, то для каждого можно сделать отдельную карту. Схема расположения столов облегчит работу официантов.
  • Безопасность. Этот блок предназначен для определения порядка закрытия смен, удаления позиций, работы по кассовой дисциплине, хранения коммерческой тайны и многого другого. Настройте пароль безопасности, чтобы исключить несанкционированный доступ к важным вещам, махинации с чеками и пречеками, неправильное закрытие рабочего дня.

Poster

  • Методы оплаты заказа. Простой модуль для добавления всех видов принимаемых оплат и способах заказа под стороннюю доставку.
  • Чеки. Вкладка для отметки нужных галочек по выдаче чека и его внешнего вида.

Poster

  • Налоги. Блок для настройки параметров по отображению и виду налога.
  • Подарки от Poster . Страница, посвященная реферальной программе системы и другим видам поощрений от компании-разработчика «Постер».Poster: одна программа — множество решений для управления кофейней
Оцените статью
Кофе как бизнес
Добавить комментарий

Adblock
detector