Как организовать бухгалтерский учет в кофейне?

Бухгалтерский учет в сфере общественного питания достаточно сложный процесс, включающий в себя много этапов. Несмотря на то, что кофейня – небольшое заведение, организация учета ничем не отличается от большого ресторана с обширным меню. Однако в подобных заведениях работает один бухгалтер, или владелец ведет учет самостоятельно. Как правильно организовать учет, подскажет эта статья.

Общие принципы бухгалтерского учета в кофейне

Даже небольшая кофейня должна вести учет движения продуктов не только в производстве, но и на складе. Ингредиенты сначала приходуются на счет 10. При отпуске на кухню переносятся на счет производственных затрат – счет 20. Себестоимость готового блюда формируется на счете 43. В кофейне он предназначен для кофе различных видов. Готовая продукция (например, шоколад, мороженое, пирожные) учитываются на счете 41. Расчеты с клиентами ведутся по дебету счета 90 в корреспонденции со счетом 50 «Касса» (или 51, если оплата производится пластиковой картой). По кредиту счета 90 отражается списанная себестоимость кофе в корреспонденции со счетом 43.

Основные документы

Для ведения бухучета в кофейне потребуется ряд унифицированных форм, применяемых в общественном питании.

1. Форма № ОП-1 «Калькуляционная карточка». Документ заводится на каждое блюдо меню кофейни. В нем определяется цена на ту или иную позицию. В дальнейшем на основании данных карточки заполняются другие формы, связанные с реализацией продукции. Документ подлежит утверждению руководителем.
2. Форма № ОП-2 «План-меню». Это перечень блюд и ингредиентов, из которых они будут приготовлены. План составляет шеф-повар накануне приготовления. Утверждает форму директор кофейни.
3. Форма № ОП-4 «накладная на отпуск товара». Заполняется при выдаче продуктов из кладовой на кухню. Заполняется в двух экземплярах.

Справка. Форма составляется в одном варианте, если учетная и продажная цена совпадают. В противном случае документ создается для каждого вида цены.

4. Форма № ОП-8 «Акт на бой, лом и утрату приборов и посуды». Заполняется в соответствующей ситуации. Необходимы два экземпляра: один передается в бухгалтерию, второй – материально ответственному лицу.
5. Форма № ОП-10 «Акт о реализации и отпуске изделия с кухни». Заполняется по данным кассовых документов. Все блюда, указанные в форме, должны быть сгруппированы по видам.
6. Форма № ОП-14 «Отчет о движении тары и продуктов на кухне». Составляется по данным документов склада, актов реализации, накладных, полученных от поставщиков. В форме отображается движение тары и продуктов (поступление в кофейню и использование в производственном процессе).
7. Форма № ОП-20 «Заказ-счет». Это расчетный документ. В нем указывается наименование блюда и его отпускная стоимость. На основании ОП-20 производятся расчеты с посетителями после их обслуживания.

Справка. По форме № ОП-20 может быть получен аванс, если речь идет о предварительном заказе какого-либо мероприятия. По нему же впоследствии производят окончательный расчет.

Это далеко не все документы, которые необходимы для организации бухгалтерского учета в кофейне, а лишь формы, используемые в общественном питании. Каждый участок бухучета сопровождается первичкой: учет денежных средств в кассе и на расчетном счете, расчеты с сотрудниками по оплате труда, поступление основных средств и товарно-материальных ценностей и т. п.

Основные формы налогообложения для ИП и ООО

Для кофеен в 2020–2021 гг. есть возможность выбрать одну из двух форм налогообложения:

• общая система;
• упрощенная система.

Ранее можно было применять ЕНВД. Однако к 01.01.2021 г. этот режим будет отменен полностью.

В «упрощенке» также есть выбор: платить 15 % от разницы между доходами и расходами или 6 % от дохода. Эксперты советуют выбрать первый вариант, если затраты предприятия превышают 60 % от его выручки. Следует также учитывать, что в данном случае, даже получив убыток за отчетный период, кофейня вынуждена будет заплатить минимальный налог – 1 % от дохода.

Основные налоги

От выбранной системы налогообложения и организационно-правовой формы предприятия (ООО или ИП) будет зависеть перечень налогов.

При общей системе ООО необходимо платить:

• налог на прибыль (20 %);
• НДФЛ (13 %);
• НДС (0, 10 или 20 %);
• налог на имущество (2,2 %).

Перечень налогов для индивидуального предпринимателя на ОСН немного меньше:

• НДС;
• НДФЛ;
• налог на имущество (0,1–2 %).

В случае применения упрощенной системы ООО получают возможность не уплачивать налоги на прибыль и имущество, а ИП – НДС, НДФЛ (по отношению к доходам от предпринимательской деятельности, с заработной платы сотрудников налог удерживается в обязательном порядке) и на имущество.

При всех режимах налогообложения и формах деятельности начисляются взносы во внебюджетные фонды с заработной платы персонала.

Нюансы бухгалтерского учета в кофейне на отдельных участках

Бухгалтерский учет на складе ведется в денежном выражении и в количественном. Основание для записи – первичный документ. При получении товара это накладная и счет-фактура от поставщика. Также необходимо вести журнал учета поступления продукции. Для аналитического учета применяют учетные цены.

Товар приходуется проводкой: Дт 10 – Кт 60. В производство передается записью Дт 20 – Кт 10.

Если были закуплены готовые десерты (пирожные, мороженое и пр.), то их учитывают на счете 43. При поступлении делается запись: Дт 43 – Кт 60. На кухню для дальнейшей реализации товар передается проводкой: Дт 20 – Кт 43.

Справка. Если при доставке товаров были задействованы сторонние организации, то затраты на перевозку учитываются также на счете 10: Дт 10 – Кт 60. Эти расходы учитываются в итоговой стоимости сырья.

Себестоимость готового продукта формируется на счете 20. Туда относят непосредственно кофе, а также добавки в него. Но такие ингредиенты обычно приобретают в целом виде, а при приготовлении напитка их размельчают (иногда перед этим требуется очистить продукт) и добавляют в чашку. Поэтому сначала необходимо определить вес брутто, затем найти, сколько надо добавить продукта в чистом виде (вес нетто), и рассчитать стоимость единицы веса нетто. Найденное значение и будет указано в технологической карте. Эта сумма переносится на счет 20 вместе с прочими ингредиентами (молоко, сахар, шоколад и пр.). Затем при реализации итоговую себестоимость отражают проводкой: Дт 90/1 – Кт 20.

Наценка отражается по кредиту счета 42 в корреспонденции со счетом 20. Однако в учетной политике может быть установлено, что при отражении наценки счет 42 не используется. В таком случае при реализации указывают сумму вместе с наценкой (на счете 90/1). На счете 90/2 отражают себестоимость. Затем на счете 90/9 образуется финансовый результат, который потом списывается на счет 99.

Затраты, которые прямо не связаны с производством, отражаются на счетах 25 и 26 – общепроизводственные и общехозяйственные расходы соответственно. Это может быть аренда помещения, зарплата администратора и начисления на нее, амортизация непроизводственного оборудования и пр. Однако возможен вариант, когда такие издержки относят на счет 44. Выбранный вариант учета необходимо закрепить в учетной политике. В конце месяца счета 25 и 26 (или 44) закрываются на счет 90/2.

Онлайн-решения для ведения бухучета

Для небольших предприятий, к которым относятся кофейни, есть несколько онлайн-решений для ведения учета и создания отчетности.

1. «Мое дело». Позволяет вести бухгалтерский учет при любой системе налогообложения. Пользователи могут бесплатно консультироваться со специалистами по налогам, а также по другим вопросам организации бухучета. Есть возможность автоматизировать все этапы производственного процесса, если приобрести систему «Все включено».
2. «Бухгалтерия.Контур» предназначен для бухгалтеров. В сервисе реализована возможность составления отчетности при любой форме налогообложения, а также для пенсионного фонда, формирования отчетов о расходах на персонал и о численности работников.
3. «БухСофт-Онлайн» состоит из нескольких модулей. «Торговля» позволяет автоматизировать оперативный и складской учет, «Бухгалтерия» предназначена для учета доходов и расходов, формирования сделок. Третий модуль «Зарплата и кадры» предназначен для расчета оплаты труда, начисления соответствующих налогов и отчислений, расчета отпускных и больничных. Также программа формирует отчетность в ИФНС и внебюджетные фонды.
4. ImBoss предназначен для предприятий малого бизнеса. Есть опции по ведению складского учета, расчету налогов, формированию отчетности, учету продаж. Фактически это полноценная бухгалтерская программа, но с определенным преимуществом: разобраться в ней сможет и непрофессионал.
5. «Небо». С помощью этого решения можно вести бухгалтерию небольшого предприятия, формировать отчетность. Преимуществом этого сервиса является возможность вести в одном аккаунте несколько предприятий. А если ведение учета передано на аутсорсинг, то владелец бизнеса может просматривать электронные документ в «Личном кабинете». Для индивидуальных предпринимателей пользование бесплатное.

Для организации учета на отдельных участках подойдут облачные решения: Frontpad, Quick Resto, Tillypad, Iiko, Café Manager.

Справка. Для упрощения сдачи отчетности можно пользоваться сервисами «Контур Экстерн» и «Контур Отчет»: достаточно сформировать отчет в любой программе, после чего его можно отправить в ИФНС, ПФР или ФСС.

Программные решения для ведения бухучета

Вести бухгалтерский учет можно с помощью специальных программ, адаптированных для отрасли общественного питания.

1. Компания 1С предлагает специальные решения для ресторанного бизнеса. Есть версия «1С:Предприятие.Общепит», а также «БИТ.АППЕТИТ.Кафе». Кроме того, компания предлагает версии для барменов, официантов, мобильные приложения для Android и iOS для быстрого обслуживания клиентов («Мобильный официант», «Электронное меню»).
2. R_keeper – для организации учета на складе, а также движения денежных средств, построения аналитических отчетов. Программа позволяет вести учет по полуфабрикатам, готовым блюдам, товарам. Есть отдельная опция по учету алкогольной продукции. В программе можно создавать технологические карты, составлять калькуляции. Позволяет формировать отчеты о движении продуктов, блюд, о наценке и пр.
3. «Мой склад». В первую очередь предназначена для ведения складского учета (приобретение, перемещение, списание, контроль остатков и цен), инвентаризация. Данные можно передавать в программные продукты «1С:Бухгалтерия». Аналитический блок позволяет выявить самые популярные блюда, определить рентабельность кофейни. Есть возможность составления калькуляции и технологических карт.
4. «Контур.Маркет» предлагает специальную версию для фастфудов и кофеен. Реализована возможность создания технологических карт, составления калькуляций, контроля за продуктами на складе, контроля наценки и себестоимости блюд. Кроме того, программа позволяет вести историю покупок каждым клиентом, чтобы в дальнейшем предлагать постоянным покупателям бонусы, накопительные скидки и пр. Совместима с продуктами 1С.

Кроме рассмотренных программных решений существуют и другие программы. К наиболее популярным относятся «Сигма Еда», «Атол Сигам Облако» и Poster POS.

Заключение

Бухгалтерский учет в кофейне, несмотря на небольшой масштаб этого бизнеса, – занятие сложное и трудоемкое. Поступающее сырье нужно сначала учитывать на складе, только после этого оно передается в производство (на кухню). Кроме того, продукты питания имеют небольшие сроки годности, что требует постоянного контроля и списания «просрочки». Кофейня производит собственный товар (кофе) и реализует покупную продукцию (пирожные и пр.). Вместе с этим нужно начислять зарплату, налоги, отчисления во внебюджетные фонды, вести учет реализации. Для работы имеются специальные программы и облачные сервисы. Лучше всего организовать бухгалтерию с использованием этих возможностей. Другой вариант – передать работу на аутсорсинг профессиональным бухгалтерам или консалтинговым компаниям.