Как правильно организовать кофе-брейк и для чего он нужен

Организация кофе брейков сегодня – абсолютная норма для посетителей мероприятий и большая головная боль для организаторов. Профессиональные кейтеры знают, все это устроено и с удовольствием делятся своими секретами.

Традиции кофейных перерывов

Традиция устраивать перерывы в работе, во время которых происходит распитие кофе, насчитывает уже почти сто лет. Ее родина – Соединенные Штаты Америки. Первоначально это предложение было выдвинуто учредителями панамериканского консолидирующего бюро компаний по изготовлению кофе с целью увеличения потребления и продажи кофе. Но идею оценили также устроители различных конференций и семинаров, особенно, если в подобной роли выступали крупные компании.

Необходимость таких пауз даже имеет научное обоснование. Исследования показали, что после двух часов работы, связанной с усваиванием информации, человек теряет внимание и концентрацию. Кофе-брейки, продолжительность которых планировалась в пределах 10-40 минут, не только позволяла мозгу отдохнуть, но и повышали эффективность встреч и конференций. Ведь во время этих пауз участникам было доступно свободное общение, в ходе которого возникали новые идеи, завязывались новые контакты и находились единомышленники.

В результате экономический эффект значительно превышал расходы на чай, банки с кофе, сливки, сахар и печенье, что и позволило данной традиции прекрасно дожить до наших дней. Более того, первоначальное значение этих мероприятий уже совсем забылось, выработались современные традиции его проведения, а ассортиментный перечень со временем значительно расширился.

Формат кофе-брейк

Кто только не устраивает кофе-брейки! И когда только их не устраивают! Подобные мероприятия можно встретить:

• в программе семинаров и конференций;
• в процессе различных рекламных мероприятий, проведение которых подразумевает людское присутствие;
• в бизнес-залах аэропортов и железнодорожных вокзалов;
• во время спортивных состязаний, премьер в кинотеатрах, открытия выставок и других культурно-спортивных событий.

Проведение подобных мероприятий, как правило, подчиняется нескольким правилам, выработанным годами, но все равно являющихся негласными:

• количество кофе-брейков напрямую связано с продолжительностью мероприятия;
• на их проведение отводится от 20 до 40 минут;
• проводятся они в максимально демократичной форме – фуршета. Участники сами выбирают себе еду и напитки, свободно перемещаются по помещению. Наличие столов не предусмотрено;
• меню включает в себя чай, кофе, воду и легкие закуски.

Наибольшей вариативности подвержен последний пункт. В ряде случаев в меню включаются и спиртные напитки. Крупные компании могут значительно его расширять, использовать напитки и продукты высшего качества, изыскано сервировать фуршетный стол и украшать его, даже привлекать официантов.

Особенности организации и проведения кофе-брейк

Понятно, что провести кофе-брейк для пяти участников корпоративного совещания легко силами самой компании. Совсем другое дело – организовать мероприятие на несколько сотен участников. Тут уже без помощи профессионалов не обойтись. В крупных городах выбор специализированных кейтеринговых компаний достаточно широк. Именно они занимаются всеми вопросами организации и проведения кофе брейков с большим количеством участников. Подобные услуги обязательно входят в список предложений таких компаний.

Кейтеринговые компании берут на себя составление меню, доставку продуктов, сервировку столов, украшение помещений. Зачастую ее сотрудники выполняют функции официантов: разливают напитки и предлагают закуски. От них требуется быть приветливыми и соблюдать вежливость, а от самой кейтеринговой компании – строго соблюдать все установленные договором моменты, включая полноту меню и достаточность продуктов и напитков.

Еще одной важной составляющей успеха такого мероприятия, как кофе-брейк, является выбор пространства для его проведения. Нередко таковыми являются коридоры и холлы. Это не всегда удобно, хотя позволяет выполнить основные требования, которые предъявляются организаторами:

• отсутствие конкретного места для каждого конкретного участника;
• полная самостоятельность в выборе продуктов и напитков;
• создание для участников ощущения свободного пространства и легкого доступа к столам
• отсутствие необходимости далеко удаляться от зала заседаний

Иногда, особенно если встреча носит конфиденциальный характер или имеет крайне плотный график, кофе-брейк проводят, не отходя от рабочего места.

При наличии такой возможности, крайне желательно учитывать вкусовые предпочтения участников кофе-брейка, чтобы предложенное меню было одинаково комфортным для всех. Если такой возможности нет, то оно должно быть достаточно широким, чтобы никто не чувствовал себя ущемленным: ни иудеи, ни мусульмане, ни мясоеды, ни вегетарианцы.

Не надо забывать, что зачастую от успеха подобных мероприятий зависит судьба перспективных договоров и контрактов.

Описание примерных меню для кофе-брейк

В первую очередь, меню зависит от времени проведения кофе-брейка.

1. Нередко участникам конференции предлагается приветственный кофе, который подается перед входом в зал заседаний. Ассортимент здесь невелик – кофе, чай, сливки, лимон.
2. Первый брейк ассоциируют с завтраком. Поэтому на столах дополнительно появляются фрукты и бутерброды. Нередко добавляются блины и оладьи.
3. На предобеденном брейке встречаются уже бутерброды с мясом и сыром.
4. Наконец, послеобеденный брейк сопровождается выпечкой, десертами и шоколадом.

Обычно у кейтеринговых компаний имеются готовые варианты меню, которые учитывают не только особенности участников мероприятия, но и время года. Поэтому летом присутствуют фрукты, соки, смузи, а зимой, например, горячие коктейли, мясо и выпечка.

Ну и, конечно, ассортимент предлагаемых напитков и продуктов зависит от финансового состояния компании. У кейтеринговых компаний есть эконом меню. А вот для тех, кто не привык считать деньги, доступно практически все – от изысканной посуды до блюд с логотипом приглашающей компании. Рассмотрим данный вопрос несколько подробнее.

Стандартный стол для кофе-брейк

Эконом-меню обходится организаторам примерно в 100 ₽ на человека и включает в себя:

• растворимый кофе;
• пакетики с чаем;
• сахар;
• молоко;
• лимон;
• простая выпечка или десерты;
• бутерброды с сыром, ветчиной, копченостями.

Стол для премиум-класса

Крупные компании, как правило, не скупятся на угощения.  Расходы на одного человека могут превышать 1000 ₽. Если кофе – то дорогой, чай – элитный, соки – ни в коем случае не консервированные, а только свежие. Вечерние мероприятия нередко сопровождаются употреблением легких спиртных напитков. Выбор вин достаточно широк.

Кроме того, гостям в разное время могут предложить следующие продукты:

• бутерброды (мясные и вегетарианские), канапе;
• пирожные, десерты;
• фрукты;
• горячие блюда.

Не стоит думать, что подобные мероприятия проводятся только в столице и других крупных городах. Все чаще мелкие провинциальные региональные компании устраивают кофе-брейки для своих клиентов с целью возможного расширения сотрудничества. И хотя их бюджет значительно меньше, чем в столицах, сам факт проведения кофе-брейков встречается все чаще.